Die Warteschleife ist praktisch, wenn alle deine Nummern besetzt sind oder niemand innerhalb der Klingelzeit rangeht. Statt direkt zur Voicemail zu gehen, hört die anrufende Person eine Wartemusik und eine Nachricht, bis jemand frei wird.
Heads-up: die Warteschleife ist nur im Expert-Abo verfügbar.
Was macht die Warteschleife genau?
Die Warteschleife startet erst, nachdem ein Anruf unbeantwortet bleibt. Die Reihenfolge ist immer:
Der Anruf kommt rein und durchläuft deine Weiterleitung (die Nummern und Nutzer:innen, die du eingestellt hast).
Geht innerhalb der Klingelzeit niemand ran (standardmäßig 20 Sekunden pro Versuch)? Dann setzen wir die anrufende Person in die Warteschleife.
Die anrufende Person wartet mit Musik und gegebenenfalls einer Audiodatei, bis jemand frei wird.
Läuft die maximale Wartezeit ab? Dann geht der Anruf weiter zur Unbeantwortet-Einstellung: anrufende Person weiterverbinden, Voicemail oder Verbindung trennen.
Warteschleife oder Warteraum?
Zwei verschiedene Dinge, die leicht durcheinandergehen.
Warteschleife: automatisch. Für Anrufende, die noch mit niemandem gesprochen haben. Startet nach der Klingelzeit.
Warteraum: manuell. Für Gespräche, die du schon angenommen hast und einen Moment auf Halten setzen möchtest – zum Beispiel, um etwas nachzuschlagen oder an eine:n Kolleg:in weiterzuverbinden.
Die Warteschleife in MyRinkel einstellen
Logg dich in MyRinkel ein und geh zu Nummer-Einstellungen.
Wähle im Dropdown-Menü die richtige Nummer aus, für die du die Warteschleife einstellen möchtest.
Klick auf Weiterleitung.
Klick ganz unten auf Warteschleife.
Schalt die Warteschleife AN.
Stell die maximale Wartezeit ein. Wir empfehlen höchstens 5 Minuten.
Möchtest du eine Nachricht abspielen, um der anrufenden Person mitzuteilen, dass sie zur Warteschleife hinzugefügt wurde? Schalt Gib ein Zeichen AN und wähle eine Audiodatei aus (optional).
Wähle die Wartemusik (optional).
Klick auf Speichern.
Eine Nachricht für die Warteschleife abspielen
Anrufende warten länger, wenn sie wissen, dass sie einen Moment warten müssen. Eine kurze Aufnahme wie „Alle unsere Mitarbeiter:innen sind im Gespräch, einen Moment Geduld bitte" wirkt Wunder.
Eine eigene Aufnahme erstellst du über Allgemeine Einstellungen > Audiodateien > Neue Aufnahme in MyRinkel.
Lieber eine professionelle Stimme? Bestell eine professionelle Voice-over über MyRinkel. Sie liegt innerhalb von 2 bis 5 Werktagen in deinem Konto bereit.
Häufige Fragen
Funktioniert die Warteschleife auch, wenn eine:n Nutzer:in schon im Gespräch ist? Die Warteschleife startet erst, nachdem die Klingelzeit abgelaufen ist, nicht, weil jemand besetzt ist. Solange der Status einer:eines Nutzer:in auf Verfügbar steht, bleibt diese:r in der Weiterleitung und ein neuer Anruf kann reinkommen, auch während eines Gesprächs. Möchtest du das nicht? Setz deinen Status manuell auf Nicht verfügbar, solange du telefonierst.
Kommt ein Warteschleifen-Anruf wieder zu mir zurück, sobald mein Gespräch fertig ist? Nein. Ein Anruf in der Warteschleife wird auf Basis deiner Weiterleitung und des Status deiner Nutzer:innen abgewickelt, nicht danach, wer gerade mit einem Gespräch fertig ist. Sobald eine:n Nutzer:in wieder verfügbar ist, bekommt diese:r den nächsten eingehenden Anruf, nicht automatisch einen, der vorher in der Warteschleife lag.
Sehe ich in MyRinkel, welche Anrufenden in der Warteschleife stehen?
Nein. Es gibt keine Liste wartender Anrufender, aus der du eine:n von Hand auswählen kannst. Die Warteschleife verbindet automatisch zur:zum nächsten verfügbaren Nutzer:in weiter, wie ein normaler eingehender Anruf.
Wie lange kann eine anrufende Person höchstens in der Warteschleife stehen?
Das bestimmst du selbst unter Maximale Wartezeit. Wir empfehlen 5 Minuten. Danach geht der Anruf weiter zur Unbeantwortet-Option.
Kann ich die Warteschleife mit einem Auswahlmenü kombinieren?
Ja. Pro Tastenwahl in deinem Auswahlmenü kannst du einstellen, ob Anrufende in die Warteschleife gehen, wenn nicht direkt jemand rangeht.