La file d'attente est pratique quand tous vos numéros sont occupés ou que personne ne répond dans le temps de sonnerie. Au lieu d'aller directement à la messagerie vocale, votre correspondant entend une musique d'attente et un message, jusqu'à ce que quelqu'un se libère.
À noter : la file d'attente est uniquement disponible sur l'abonnement Expert.
Que fait exactement la file d'attente ?
La file d'attente ne démarre qu'une fois qu'un appel reste sans réponse. L'ordre est toujours le suivant :
L'appel arrive et parcourt votre transfert (les numéros et utilisateurs que vous avez configurés).
Personne ne répond dans le temps de sonnerie (20 secondes par tentative, par défaut) ? Alors nous plaçons votre correspondant dans la file d'attente.
Votre correspondant patiente avec de la musique et, si vous le souhaitez, un fichier audio, jusqu'à ce que quelqu'un se libère.
Le temps d'attente maximal est écoulé ? Alors l'appel passe au réglage Sans réponse : transférer le correspondant, messagerie vocale ou raccrocher.
File d'attente ou salle d'attente ?
Deux choses différentes qu'on confond facilement.
File d'attente : automatique. Pour les correspondants qui n'ont encore parlé à personne. Démarre après le temps de sonnerie.
Salle d'attente : manuelle. Pour les appels que vous avez déjà pris et que vous voulez mettre un instant en attente, par exemple pour chercher quelque chose ou transférer à un collègue.
Configurer la file d'attente dans MyRinkel
Connectez-vous à MyRinkel et allez dans Paramètres du numéro.
Choisissez dans le menu déroulant le bon numéro pour lequel vous voulez configurer la file d'attente.
Cliquez sur Transfert.
Cliquez sur File d'attente, tout en bas.
Activez la file d'attente (sur ON).
Réglez le temps d'attente maximal. Nous recommandons 5 minutes au maximum.
Vous voulez diffuser un message pour faire savoir à votre correspondant qu'il a été ajouté à la file d'attente ? Activez Annoncez par un message (sur ON) et sélectionnez un fichier audio (facultatif).
Choisissez la musique d'attente (facultatif).
Cliquez sur Enregistrer.
Diffuser un message pour la file d'attente
Vos correspondants patientent plus longtemps s'ils savent qu'ils doivent attendre un moment. Un court enregistrement comme « Tous nos collaborateurs sont en ligne, un instant s'il vous plaît » fait des merveilles.
Vous créez votre propre enregistrement via Paramètres généraux > Fichiers audio > Nouvel enregistrement dans MyRinkel.
Vous préférez une voix professionnelle ? Commandez une voix off professionnelle via MyRinkel. Elle est prête sur votre compte en 2 à 5 jours ouvrés.
Questions fréquentes
La file d'attente fonctionne-t-elle aussi si un utilisateur est déjà en ligne ? La file d'attente ne démarre qu'une fois le temps de sonnerie écoulé, pas parce que quelqu'un est occupé. Tant que le statut d'un utilisateur est sur Disponible, il reste dans le transfert et un nouvel appel peut arriver, même pendant une conversation. Vous ne voulez pas cela ? Mettez votre statut manuellement sur Indisponible pendant que vous téléphonez.
Un appel de la file d'attente me revient-il dès que ma conversation est terminée ? Non. Un appel dans la file d'attente est traité en fonction de votre transfert et du statut de vos utilisateurs, pas en fonction de qui vient de terminer un appel. Dès qu'un utilisateur est de nouveau disponible, il reçoit l'appel entrant suivant, pas automatiquement un appel qui était auparavant dans la file d'attente.
Est-ce que je vois dans MyRinkel quels correspondants sont dans la file d'attente ? Non. Il n'y a pas de liste des correspondants en attente dans laquelle vous pourriez en choisir un à la main. La file d'attente transfère automatiquement vers le prochain utilisateur disponible, comme un appel entrant normal.
Combien de temps un correspondant peut-il rester au maximum dans la file d'attente ? C'est vous qui le décidez sous Temps d'attente maximal. Nous recommandons 5 minutes. Ensuite, l'appel passe à l'option Sans réponse.
Puis-je combiner la file d'attente avec un menu de choix ? Oui. Pour chaque touche de votre menu de choix, vous pouvez configurer si vos correspondants vont dans la file d'attente quand personne ne répond tout de suite.